Geschäftsunterlagen sind im Allgemeinen sieben Jahre lang aufzubewahren. Zum 31.12.2009 endet somit die Aufbewahrungspflicht für Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere des Jahres 2002.
Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist bis zum Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet. Sofern ein behördliches oder gerichtliches Verfahren anhängig ist, an dem der Unternehmer Parteistellung hat, verlängert sich diese Frist auf unbestimmte Zeit. Da Betriebsprüfungen jedoch bis maximal zehn Jahre möglich sind, sollten alle Geschäftsunterlagen volle 10 Jahre aufbewahrt werden. Ergänzend sieht das Umsatzsteuergesetz vor, dass Grundstücke betreffende Geschäftsunterlagen zwölf Jahre aufzubewahren sind, für bestimmte Grundstücke sogar 23 Jahre. Weiters sollten keinesfalls Unterlagen vernichtet werden, die zu einer allfälligen zivilrechtlichen Beweisführung notwendig sein könnten (z. B. Produkthaftung, Eigentumsrecht, Bestandsrechte, Arbeitsvertragsrecht etc.).
